L’Organizzatore diplomatico - Seconda Parte

di Federica Poggi e Paolo Vettorello

Diplomatico è colui che con abilità, tatto e finezza riesce a condurre con accortezza un affare o a trattare questioni delicate, mantiene relazioni istituzionali, negozia.

Chiedendo aiuto al vocabolario, è subito chiaro che tutte le caratteristiche che possiede un uomo diplomatico sono elementi distintivi che anche un organizzatore di eventi culturali dovrebbe possedere. 

Preparatevi dunque a sviluppare concrete sinergie tra pubblico e privato, trattando con numerosi enti della PA quali, ad esempio, amministrazioni regionali, provinciali e comunali, prefetture e questure, aziende sanitarie, soprintendenze…

Il metodo del “chi – cosa – dove – come – quando – perché” che ci è stato insegnato alle scuole elementari, in questo momento ci aiuta a riassumere la difficile arte della diplomazia calata nell’ambito del nostro mondo. 

L’organizzatore (primo chi) si confronta (cosa) con le istituzioni e i soggetti competenti (secondo chi), attraverso il dialogo (come), nell’ambito territoriale allargato di produzione di un evento (dove) e con larghissimo anticipo sullo stesso (quando); arriva così a ottenere una premialità attraverso agevolazioni e collaborazioni (perché) scaturite da una ‘progettazione congiunta’ necessaria alla riuscita del progetto complessivo.

Le prime azioni che un organizzatore deve mettere in campo si sostengono l’una con l’altra e procedono di pari passo: l’idea, la scelta del luogo, l’interfaccia con i soggetti autorizzativi partendo dalle amministrazioni locali, spesso proprietarie dei beni tipo palazzetti, padiglioni fieristici, beni monumentali.

L’idea

Costruire il concetto progettuale di un’iniziativa culturale e procedere al suo sviluppo significa dare spazio alla creatività, ma anche costruire un piano di fattibilità per farsi riconoscere come soggetto proponente e portatore di economie, fondamentale per far lavorare un intero territorio in quanto foriero di interesse per la comunità.

La scelta del luogo

Il committente individua un’area e, dall’analisi che compie affiancato dai consulenti e dai tecnici, scaturiscono le prime informazioni per rilevare necessità operative e autorizzative. Partire con un’analisi oggettiva permette di strutturare le fasi della parte realizzativa.

Fondamentale è lavorare preventivamente perché nella filiera di attuazione del progetto non vi siano grossi impedimenti se non quelli difficilmente programmabili in fase di progettazione.

Le tempistiche di presentazione delle istanze ai vari enti dei diversi territori non sempre coincidono. Inoltre dall’emanazione delle circolari in termini di safety e security, si è acuita la situazione. Per questo motivo è fondamentale anticipare le linee di dialogo con le diverse istituzioni. 

Maturare consapevolezza sul percorso autorizzativo dà flessibilità operativa per entrare in contesti in cui le tempistiche delle produzioni non sempre coincidono con le attività ordinarie del territorio che le ospita e con la burocrazia.

L’interfaccia con l’amministrazione. L’opportunità politica.

Incontrare le figure di rappresentanza apicali servirà a costruire una geografia di percorso e coordinate certe per giungere al buon esito della manifestazione.

L’organizzatore dovrà individuare tutti gli interlocutori, emanazione della pubblica amministrazione o altri soggetti quali la soprintendenza, gli enti parco o il demanio, che possono avere egida nel contesto in cui si opera.

Grazie alla costruzione di una rete di rapporti con i vari dipartimenti interni alle PA locali, si ha la possibilità di sviluppare un insieme di collaborazioni-facilitazioni che agevolano nell’intero processo di produzione e nel rapporto pubblico-privato.

Lo scopo del costante confronto con dirigenti, enti e tecnici, è creare azioni fluide in cui le responsabilità dei singoli si sommano portando al coinvolgimento complessivo e alla consapevolezza condivisa della gestione dell’evento.

I territori in cui si è avuta la possibilità di attuare questa metodologia hanno dato risultati oggettivi in termini di miglioramento del processo.

Le attività temporanee si muovono in tre macro ambienti giuridici, l’81/08 per le fasi cantieristiche e allestitive; il decreto Ministeriale dell’agosto 1996 per l’ottenimento della licenza di pubblico spettacolo temporaneo; le circolari e le direttive per la tutela del pubblico.

L’interlocuzione con l’amministrazione e il SUAP, ad esempio, per la mappatura nelle iniziative che si svolgono nello stesso luogo, prima o dopo la nostra manifestazione, darà la possibilità di calibrare i tempi della realizzazione e della logistica che ne segue. Capire se è necessario modificare o ampliare il periodo di un’occupazione di suolo pubblico, avrà anche una diretta incidenza sul bilancio preventivo dell’iniziativa.

Anche comunicare l’attività alla questura con l’ex articolo 18 del TULPS, valutare le misure di safety e security con chi ha egida sull’ordine pubblico, produrre successive revisioni con la possibilità di inserire il contributo di chi dovrà autorizzare e attuare la verifica sul campo, non è solo una buona norma ma diviene educazione territoriale.

L’organizzatore dunque, deve aver chiaro l’elenco dei soggetti da coinvolgere; deve attuare un processo di riconoscibilità di sé nei confronti dei soggetti autorizzativi con i quali si troverà a negoziare; deve costruire rapporti sul territorio con abilità, per condividere obiettivi e strategie.

Esempio di tempistiche di una manifestazione complessa - Capodanno a Ferrara 

Incontri con gli assessorati di riferimento, l’ufficio Manifestazioni culturali, SUAP e Corpo di Polizia Municipale (un anno); incontro con Prefettura e Questura per concordare le migliori prassi di salvaguardia del pubblico (un anno); tavoli tecnici con tutti i soggetti coinvolti (un anno).

Richiesta di patrocinio al comune, richiesta di occupazione di suolo pubblico, richiesta di utilizzo di palazzi storici (due mesi); istanza alla soprintendenza per i beni paesaggistici (due/tre mesi); richiesta di licenza alla Commissione Tecnica di Vigilanza Prefettizia per il Pubblico Spettacolo Temporaneo e richiesta di Autorizzazione allo sparo alla Commissione Esplodenti (due mesi); autorizzazione in Deroga alla normativa vigente per il superamento dei limiti fonometrici (un mese); interessamento dell’ufficio infrastrutture per il prestito di materiali e segnaletica stradale temporanea (due mesi); interessamento presso il Corpo di Polizia Municipale per provvedimenti di viabilità attraverso Ordinanza specifica (un mese); interessamento presso ufficio ZTL per il rilascio di permessi al transito (un mese); interessamento presso azienda di smaltimento rifiuti per la fornitura di isole ecologiche (un mese); interessamento presso ufficio informazioni turistiche per divulgazione dell’iniziativa (un mese).

Numeri della manifestazione

Superficie libera da ingombri 16.000 m² - 11 Uscite di Sicurezza - capacità di deflusso 29.750 persone - sala COS con affaccio sulle piazze – 95 addetti alla sicurezza con Decreto Maroni in collegamento radio interno - presidio VVF con 9 unità e APS - 3 telecamere - 4 ambulanze, 1 centro radio, 3 squadre a terra, 1 PMA con medico - 20 radio uhf per coordinamento squadre. 

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