L’intesa vincente - Terza Parte
I mestieri dello spettacolo, chi coinvolgere e quando: la capacità di scelta dell’organizzatore.
di Federica Poggi e Paolo Vettorello
Se l’evento inizia e finisce, l’organizzazione dura molto di più.
Considerare l’evento come il risultato del lavoro di una singola organizzazione, rischia di penalizzare l’organizzazione stessa, trascurando un elemento cruciale come la creazione di reti collaborative interne ed esterne alla filiera produttiva.
La gestione dell’evento non implica solo il coinvolgimento di soggetti decisori e attuatori, ma presuppone la collaborazione delle istituzioni, la partecipazione di tecnici e professionisti abilitati, il supporto di partner e sponsor interessati, la presenza di fornitori esterni qualificati, parti afferenti a diversi settori e comparti, da indirizzare verso il risultato finale.
Prendiamo a esempio il campo di applicazione del titolo IV del T.U 81/08: Cantieri temporanei e mobili, “le cui disposizioni si applicano agli spettacoli musicali, cinematografici, teatrali e alle manifestazioni fieristiche tenendo conto delle particolari esigenze connesse allo svolgimento delle relative attività”. Dalla lettura della norma è evidente che ciascun luogo in cui si effettuano lavori edili o di ingegneria civile è a tutti gli effetti un cantiere, e come tale va trattato, a prescindere dal carattere occasionale dell’evento.
Partendo dal presupposto per cui l’individuazione di professionisti con obblighi e responsabilità non è una scelta bensì un obbligo di legge, le peculiari esigenze connesse allo svolgimento delle attività devono condurre l’organizzatore a saper scegliere tecnici non solo competenti e con idonee qualifiche professionali, ma tecnici in possesso di esperienze specifiche e settoriali. L’organizzazione dovrà individuare nello specifico professionisti quali il Direttore dei Lavori, il CSP (Coordinatore della Sicurezza in fase di Progettazione) e il CSE (Coordinatore della Sicurezza in fase di Esecuzione), per garantire il coordinamento tra le varie imprese impegnate.
Intrecciando queste disposizioni con quelle del Decreto Ministeriale 96: Norme tecniche per il calcolo, l’esecuzione ed il collaudo delle strutture, si rende necessario prevedere altre figure professionali che provvedano all’omologazione delle strutture, alle certificazioni dei carichi sospesi, all’acustica, solo per citarne alcune.
Organizzare diventa di conseguenza mettere in relazione idee e persone, costruire un network efficiente da sperimentare nella temporaneità. Coordinare il lavoro dei diversi professionisti facendo emergere il meglio da ciascuno è un compito difficile, una sfida da giocare scegliendo con cura i collaboratori, definendo il grado di coinvolgimento di ciascuno e calcolando correttamente i tempi. Si tratta di mettere a sistema una produzione collettiva in cui ogni attore coinvolto è parzialmente responsabile del risultato finale.
La scelta dei collaboratori dipende dal livello di complessità del progetto e dal risultato atteso. Se è vero che non esistono regole precise, dal momento che ogni evento ha le sue specificità, è altrettanto vero che pianificare l’organigramma delle figure coinvolte con anticipo rispetto allo sviluppo progettuale può rappresentare un grande vantaggio in termini di tempo ed economie, evitando improvvise sorprese negative.
La professionalità dell’organizzazione si gioca anche sul piano della capacità di scelta di tutti gli elementi che compongono la squadra.
Parco di Monza, area della Gerascia: l’area nel 2016 ospitò il Liga Rock Park, due date che registrarono complessivamente 117.893 presenze. L’aver intuito la necessità del contributo di un professionista non direttamente coinvolto nella filiera dell’evento quale l’agronomo responsabile dell’Ente Parco, anticipò a livello strategico un possibile problema organizzativo.
Assieme all’agronomo fu possibile ricostruire il progetto storico del Parco, mappare l’intera area, monitorarne la varietà dal punto di vista naturalistico.
Ricerche fondamentali per estrapolare informazioni utili all’individuazione delle possibili vie di esodo ormai nascoste nella fitta vegetazione, allo studio e gestione dei flussi, ai calcoli sulla capienza, alla viabilità dedicata ai mezzi di soccorso. Non meno importante il contributo per l’analisi dei rischi, per la valutazione su azioni e strategie di tutela del verde secondo i principi della UNI ISO 20121 in materia di responsabilità ambientale e progresso sociale negli eventi.
Il grado di coinvolgimento: il collaboratore deve poter disporre di tutte le informazioni necessarie per assolvere il proprio compito evitando al contempo inutili sovraccarichi. Un concetto semplice che spesso viene perso di vista. In origine è importante trasmettere il modus operandi della direzione, gli intenti, i valori, la politica, trasferire la propria identità tenuto conto che il professionista coinvolto non conosce l’idea progettuale e il concept dell’evento.
A seguire, la comunicazione deve essere il più possibile chiara e concreta rispetto al conferimento d’incarico tecnico/professionale: dati, disegni, calcoli, rilievi, informazioni che l’organizzazione deve poter garantire agli attori coinvolti in ogni fase progettuale, accompagnando e aggiornando i professionisti sulle revisioni preliminari, sulle modifiche in corso d’opera, coordinando i passaggi interni alla filiera professionale.
L’organizzazione non deve mai perdere la visione d’insieme, questo compito non è delegabile.
Consiglio: mai sottovalutare l’importanza di trasmettere la propria identità, lo “stile della casa”, dando per esempio ai fornitori, informazioni sulla politica di sostenibilità dell’organizzazione o sulle peculiarità del luogo dell’evento nel caso di location tutelata dalla Soprintendenza Belle Arti e Paesaggio.
Il calcolo delle tempistiche nella pianificazione e nel coinvolgimento dei collaboratori è un elemento fondamentale se pensiamo che i termini burocratici del Pubblico Spettacolo dettano di fatto le scadenze. Ma permessi e richieste inoltrati agli uffici competenti con mesi di anticipo rappresentano solo la fase terminale di un’attività che a sua volta richiede tempo: la progettazione.
Produrre tutti gli allegati che devono accompagnare le domande, è un’attività che varia in base alla complessità dell’evento e mappare la realtà entro la quale si sviluppa il progetto può rappresentare un’ottimo punto di partenza per capire chi coinvolgere e in quali momenti.
In produzioni di piccole e medie dimensioni o con budget limitati, può succedere che un professionista assolva anche a più compiti contemporaneamente. Nel caso di un concerto di piazza, di una mostra, di un festival con capienze ridotte, anche le tempistiche della progettazione si concentrano. In un mese o due, con determinazione, possono essere sviluppate molte di queste attività.
In maxi eventi o eventi complessi con capienze importanti, oppure in festival diffusi e multi venue, il percorso dall’idea al progetto potrebbe richiedere dai quattro mesi a molti di più.
È qui che i professionisti coinvolti aumentano di pari passo con le complessità, ma si moltiplicano anche le possibilità, tra l’organizzatore e gli altri protagonisti, di capirsi al volo e trovare la migliore intesa.
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