Con Noi Live - Convegno e premiazione di UnipolSai Assicurazioni

di Douglas Cole

Abbiamo ricevuto una soffiata che si sarebbe svolto un evento con una produzione molto interessante a Casalecchio di Reno il 16 ottobre... un affare intimo per 4000 invitati all’Unipol Arena. L’occasione? Un convegno con premiazione per i subagenti di UnipolSai Assicurazioni.
Ammetto che, visto così sulla carta, lo scopo dell’evento avrebbe potuto invogliare poco ad imbucarsi alla festa, ma avevamo avuto informazioni “privilegiate” che indicavano un evento notevole ed interessante dal punto di vista organizzativo e tecnico. Così mi sono presentato qualche ora prima dell’inizio ufficiale delle attività per vedere l’opera tecnica e per poi testimoniare del tipo di evento aziendale al quale forse mi sarebbe spettato di partecipare se avessi ascoltato mia madre 30 anni fa.
Entrando nel palasport, mi trovo davanti il palco più grande, in termini di superficie, che io abbia mai visto allestito all’interno dell’Unipol Arena. Il boccascena si estende, con solo qualche metro di margine, da un lato lungo del parterre all’altro. L’enorme superficie calpestabile è divisa più o meno ad un terzo della profondità da una serie di superfici verticali bianche, apparentemente ininterrotte viste dal pubblico, ma spaziate di 50 o 60 cm una dall’altra in profondità, per consentire una sufficiente apertura per i punti luce posti sulle truss verticali. Ai lati di questo enorme palco, sopra i pochi metri rimanenti, sono sospesi ulteriori pezzi della scenografia, sempre verniciati di bianco. Il risultato, all’occhio, è una singola e continua superficie di proiezione, alta fino quasi a sfiorare il rigging grid residente del palasport.
La parte del palco che costituisce la scena è elegante e pulita, sempre bianca, con un minimo indispensabile di wedge a basso profilo; anche il video per il gobbo è spostato a terra. L’ampio retroscena è molto pulito, a parte una piccola regia e alcune truss verticali incastrate tra la scenografia, occupata da pedane pre-allestite con il backline e dei monitor per gli ospiti musicali. Tutta la zona macchine si trova a terra dietro il palco.
Il parco luci sopra il palco, in vista del pubblico, è sospeso su quattro truss, rigorosamente di colore chiaro, coordinate con la scena. Ma non finisce qui... il resto del parco luci si estende fino al fondo sala, su altre cinque truss sopra il pubblico in parterre. A colpo d’occhio, stimo almeno 60 motorizzati solo sopra il pubblico. Un’altra truss porta otto proiettori Christie di taglio medio e grande. L’audio, invece, risulta quasi invisibile, in confronto. Le regie audio, telecamere, proiezioni e luci si trovano in fondo alla sala, allestite in modo discreto e lineare davanti e sotto la tribuna.
Circa quattromila posti a sedere sono preparati sul parterre, sulle tribune e nel primo anello, ognuno con un programma e alcuni gadget.
Girando intorno alla struttura scenografica, noto che si sta preparando un soundcheck, con musicisti e tecnici con facce a noi conosciute. Già la presenza di Diego Spagnoli come direttore di palco è indicativa di una cosa fatta per bene. Risulta che tra gli interventi del convegno ci saranno diversi momenti di intrattenimento, compresi gli acrobati della compagnia Aeros, un intervento dell’Orchestra di Piazza Vittorio e un’esibizione di Elisa Toffoli e la sua band. Mica male! Per l’ennesima volta, mi tocca dare ragione alla mia mamma.

Audio e luci

Ad accogliermi ci sono Alberto Frigerio, il responsabile del progetto per Star Service, e il suo assistente Federico Rasi.
Al primo momento utile, mi siedo insieme ad Alberto per avere alcune informazioni sull’evento e sugli impianti audio e luci.
“UnipolSai Assicurazioni – racconta Alberto – ha affidato il progetto a Egg Events, di Milano, che fa parte del gruppo Casta Diva. Dopodiché, Egg ha suddiviso i compiti: la produzione creativa è stata affidata a Giacomo Carissimi come art director, mentre gli architetti di Joylab, Teresa Purromuto e Nahuel Vega, hanno curato la creazione della struttura scenografica. La parte gestionale di produzione e logistica è stata affidata a PlanningItaly, che ha poi curato le forniture: Event Management per quanto riguarda le proiezioni ed il video, Star Service per audio e luci e Fontemaggi per l’allestimento. La produzione immagini è stata affidata a Bonsai Ninja, con la regia di Cristina Giannotta.
“Quattro mesi fa era maturata l’idea del cliente di fare questo evento e si è cominciata a sviluppare un’idea... prima un sopralluogo, poi delle riunioni. Si parte sempre molto dall’aspetto visivo. Poi il progetto si è concretizzato all’inizio di settembre, quando abbiamo cominciato a progettare anche nei dettagli. C’era una proposta iniziale di fare anche degli schermi LED con movimenti per aggiungere volume a questi effetti, ma proprio il cliente ha poi optato per questa comunicazione un po’ più lineare e per avere una superficie più ampia.
“Una volta stabilito il progetto – continua Alberto – abbiamo fatto un altro sopralluogo per arrivare alla definizione. In fine, a parte l’immensa superficie per la proiezione, una delle sfide importanti deriva dalla grandissima superficie calpestabile del palco e come fare a facilitare i vari movimenti di scena. Perciò, oltre al fronte-palco, abbiamo anche un retro-palco importante. Abbiamo cominciato a montare domenica 12 con il riggeraggio e abbiamo portato in quota quasi tutto il materiale. Poi è stato montato il palco, cosa che ha richiesto molto tempo perché sono 550 m2 di superficie. Il lunedì sera tutti gli impianti erano in funzione. Martedì sono state fatte tutte le rifiniture. Ieri c’è stato un giorno intero di prove, che sono proseguite anche stamattina. È un evento di tre ore abbastanza complesso, con un coro iniziale, cambi di palco, vari sketch dei presentatori... insomma: la scaletta non è facile”.

C’è un numero notevole di illuminatori...
Il disegno luci è stato gestito principalmente da me insieme al nostro direttore della fotografia, Antonio Larosa. La fase di disegno e di progettazione ha portato via parecchio tempo. Ci abbiamo lavorato le ultime tre settimane, perché c’era un continuo cambiamento nel posizionamento dovuto all’incastro con la scenografia. Al rigger si deve dare la posizione giusta, e in questo allestimento stiamo parlando anche di tolleranze al centimetro. Trattandosi di una produzione  per un singolo evento, la progettazione è difficoltosa, perché non esiste una “data zero” come in un tour.
In totale, ci sono 60 punti motore e solo i motorizzati sono 180... poi ci sono 24 accecatori. I seguipersona sono quattro: due RJ D’Artagnan e due Ivanhoe. C’è stato un gran lavoro di precisione nel posizionare e puntare i proiettori, in particolare quelli che spuntano tra le aperture nella scenografia in modo che non impallino le proiezioni.
Il controllo avviene tramite una console Avolites Saphire Touch (con backup su Titan Mobile), mentre il trasporto viene effettuato in ArtNet su fibra ottica usando degli switch Netgear per la distribuzione.

L’illuminazione del pubblico è stata una richiesta del cliente o un’iniziativa vostra?
Per noi è abbastanza basilare come concetto, anche se non viene richiesta espressamente. Quando ci sono contenuti importanti da mandare sugli schermi, il pubblico deve poter leggere bene ed essere in un ambiente confortevole... ma non si può fare stare il pubblico al buio completo per tre ore. Questo, chiaramente, è vero anche per i concerti. Per un evento di questo genere, però, non andrebbe bene montare semplicemente una linea di DWE che punta in faccia alla gente; così cerchiamo di fare un’illuminazione abbastanza dosata. Spesso c’è addirittura l’esigenza di consentire al pubblico anche di scrivere. Il palasport chiaramente è un po’ grande e fare questo è impegnativo, ma così è più coinvolgente e nelle riprese è più bello. Si poteva risparmiare, senza dubbio, ma ho un po’ insistito su questo.

Invece, l’impianto audio e praticamente invisibile...
Anche il progetto audio è stato sviluppato da noi, con il personale interno e con il fonico Luca Marchegiani. Io faccio la direzione tecnica per quanto riguarda audio e luci, per cui ho dato le direttive e poi insieme abbiamo sviluppato il progetto.
Per questo tipo di evento commerciale, la pulizia dell’allestimento è importante; quindi bisognava trovare un compromesso per quanto riguarda l’audio. La scenografia doveva essere alta ma, ad una certa altezza, il palazzetto finisce. Abbiamo il palco alto un metro, con la scenografia alta 11 metri... così eravamo già a 12 metri. Il grid residente è a 15,7 metri... quindi, senza impallare le proiezioni, non rimaneva molto spazio per i cluster audio. In sede di progettazione, tramite un modello, abbiamo studiato un impianto che, rispetto alla copertura che dovevamo ottenere, avesse il minore impallo. Alla fine, la scelta è stata di applicare due cluster principali perché, essendo comunque un evento musicale, c’era l’esigenza di un PA adeguato. I due array principali sono stati appesi al grid residente, con i motori all’interno del grid, per poter sfruttare ogni centimetro. Fortunatamente, oltre che a livello teorico, ha funzionato anche a livello pratico.
Era anche molto importante tener presente dove fare passare i cavi. Non avendo delle zone tecniche ai lati del palco, tutti i finali sono stati posizionati dietro il palco. Anche l’ampia zona retropalco doveva rimanere pulita per facilitare il movimento delle padane usate per i cambi di palco. Purtroppo, non potendo mandare giù i cavi a caduta, li abbiamo dovuti mandare sopra e all’indietro fino ai finali. Ci costa un po’, sull’audio, questa mandata di quasi 60 metri. I cluster principali sono amplificati completamente da finali Crest, mentre gli altri usano i Lab.gruppen.

Com’è composto il PA?
Il sistema è tutto EAW... noi come service siamo sempre stati abbastanza fedeli a questo marchio, anche se non ha mai preso molto piede in Italia. Abbiamo fatto un po’ tutta la storia con EAW. Qui, stiamo usando il KF740, l’impianto medio.
L’impianto principale è composto di otto KF740, con due downfill KF730 per lato. Sotto, per le prime file, abbiamo dei NTL720 appoggiati. Sui laterali ci sono due cluster di sei KF730, poi abbiamo due cluster di quattro KF730 ognuno per i delay.
Essendo la scena molto larga, i cluster principali sono molto lontani uno dall’altro, per cui abbiamo aggiunto un cluster centrale. Facendo un po’ di autocritica, effettivamente, per il cluster centrale avremmo potuto usare qualche diffusore in più, anche se, nelle simulazioni, la copertura risultava uniforme con quelle quattro casse lì. La parte posteriore del palco è larga 33 metri, mentre davanti si ristringe leggermente.
La scelta del delay serve principalmente per fare star sereno chi è in regia; in un evento di questo genere, infatti, siamo costretti a stare con la regia defilata: la regia a vista, classica, piazzata al centro della sala, al cliente non piace. Quindi la regia audio va a trovarsi in una posizione poco adatta al mixaggio musicale.
In generale, per l’intelligibiltà del parlato, usiamo sempre un delay, anche in sale di dimensioni ridotte. È una scelta obbligata.

Siete riusciti a mantenere la pulizia anche per quanto riguarda il monitoraggio...
Per i relatori abbiamo optato per usare quattro LAN Audio WLP2 a basso profilo. Questo modello è molto contenuto nello spazio e offre, comunque, una resa molto buona. Poi, siccome ci sono momenti di balletto/acrobazie, e posizionare dei sidefill sul palco non era una scelta praticabile, abbiamo posizionato due Meyer UPA‑1P sopra i sub dell’impianto principale per dare un rinforzo per quei momenti. Per il coro iniziale i cantanti principali usano un paio di IEM Wisycom. Per l’Orchestra di Piazza Vittorio, invece, il monitoraggio per i musicisti viene portato fuori con i cambi di palco ed è composto da 14  Martin Audio LE1200. Anche i sub dovevano essere nascosti, perché questo tipo di allestimento richiede una pulizia totale. La produzione di Elisa, invece, ha tutto il proprio kit di IEM Sennheiser.

Come vengono gestiti il mixaggio e il trasporto segnali?
Nella regia di sala abbiamo due console. Per la parte musicale c’è una Yamaha CL5, che ha una potenzialità elevata. È comunque piena per quanto riguarda i canali, perché abbiamo preferito dare ad ogni canale delle due band una linea unica e preferenziale... per non fidarci solo delle memorie. Sul palco, invece, c’è un CL3.
I nostri radiomicrofoni, usati per i relatori sul palco e per l’inizio, quando c’è il coro, non vengono gestiti da questa console ma dall’altra, una QL5, che gestisce la parte del convegno. Sono i nuovi Shure ULX-D, che vengono collegati ai banchi direttamente nella rete Dante, senza conversione nello stage box Yamaha RIO.
Abbiamo usato solo la fibra di un sistema OptoCore per portare la rete Dante. Questa scelta è dovuta all’affidabilità offerta dai connettori e dall’hardware OptoCore. I device in regia sono tutti ridondanti, collegati a due switch Cisco. Usciamo da questi in fibra ottica, sempre ridondante, per entrare in due switch Cisco che poi distribuiscono la rete Dante a radiomicrofoni, RIO e mixer di palco. In questo modo, abbiamo tutti i canali che ci servono.
Stiamo utilizzando anche molte uscite, perché l’orchestra utilizza 14 uscite per i monitor a terra, mentre Elisa e la sua band usano tutti IEM. Elisa, per esempio, ci ha chiesto 20 uscite. I RIO servono anche per la mandata dei main che entrano direttamente in digitale nei crossover EAW.

Video

Una parte molto interessante di questo evento è chiaramente il video. Non solo c’è la necessità di proiettare su una superficie enorme, ma la riuscita dell’evento dipende molto dal coordinamento con le presentazioni dei vari relatori, i contributi grafici durante le parti musicali e, come scoprirò più tardi, da un effetto speciale che coinvolge le proiezioni delle riprese live. A darci maggiori informazioni è Fabio Orzali, responsabile proiezioni e grafica per Event Management.
“Per questo progetto – spiega Fabio – abbiamo dovuto realizzare delle proiezioni multiple, quindi abbiamo sei Christie da 20.000 ANSI lumen, appesi in verticale, e due Christie da 30.000 e da 35.000 ANSI lumen in orizzontale per lo schermo centrale. Questi sono in sovrapposizione, perché lo schermo è posizionato direttamente sul palco, per cui, a livello di riflessione delle luci, è ovviamente superiore.
“Per quanto riguarda il mixer grafico, abbiamo uno Spider X20, che gestisce tutta la parte della grafica. Tutti i fondi e i filmati creati ad hoc vengono mandati al sistema Watchout, che ha sette uscite Full HD per la gestione di questi contributi. Poi usiamo Keynote e quanto altro per le presentazioni.
“Abbiamo anche fornito un sistema che gestisce gli SMS, perché vengono proiettati i messaggi che arrivano dal pubblico, naturalmente filtrati per ovvi motivi. Poi c’è un sistema esterno per la premiazione, che gestisce e fornisce effetti con i nomi di circa 150 persone, sempre linkato nello Spider.
“La particolarità di questo tipo di proiezione – dice Fabio – è che, ovviamente, abbiamo sei dei sette proiettori in verticale. È vero che non ci sono dei blending, ma lo Spider è importante che sia coerente: solo lo Spider X20 riesce a gestire insieme proiezioni in verticale e orizzontale. Dopo il primo puntamento, la luminosità sugli schermi non era ancora soddisfacente, così c’è stato un po’ di ripuntamento durante le prove, perché la leggibilità in particolare dei contenuti del cliente era fondamentale”.

E per le riprese?
Marco D’Amelio si occupa della regia. Abbiamo portato un totale di sei camere, tutte in HD, comprese due Grass Valley LDK8000 con ottica lunga, una ad ottica standard ed una su un JimmyJib di 14 metri, per fare gli effetti in movimento sopra il pubblico. L’ultima è una radiocamera tipo stick cam.
La regia HD comprende un banco Grass Valley Kayak, multivision Evertz e quattro registratori in HD. Le riprese vengono usate per I-Mag durante l’evento e sono a disposizione del cliente per eventuale montaggio o archiviazione.

L’inizio del convegno ha avuto un impatto notevole e degno di una produzione di questa importanza: nella sala, tra il pubblico in diversi punti della platea, una voce soprano ha iniziato a cantare una nota fissa, seguita in successione da altre voci fino a formare un coro di 30 elementi. Questo coro è poi proseguito in un’interpretazione del brano dei Coldplay, A sky full of stars... tema poi riprodotto in modo grafico e con le luci.
Durante lo svolgimento, e in particolare nel periodo in cui entrava il pubblico, i partecipanti sono stati invitati a contribuire, mandando degli SMS che venivano poi proiettati sugli schermi e commentati dai conduttori Virginia Raffaele e Marco Maccarini.
Essendo un convegno aziendale con uno scopo preciso, durante le presentazioni dei vari esecutivi UnipolSai ho assorbito così tanta informazione ed entusiasmo sulle vendite di varie polizze RC Auto ecc che, durante i momenti di svago, mi sono sentito anch’io iperincentivato e, allo stesso momento, vagamente depresso per le mie scelte di carriera.
I momenti di intrattenimento, comunque, con la troupe acrobatica rumena Aeros e l’Orchestra di Piazza Vittorio, accompagnati da luci e video degni di una produzione televisiva, sono serviti a sollevarmi dall’angoscia della più melanconica insicurezza personale.
L’evento si è concluso con lo show di Elisa, durante il quale al pubblico è stato chiesto di aprire gli appositamente preparati sacchetti di gadget, in cui ognuno ha trovato un glow-stick colorato da accendere. È stato chiesto di alzarli in mano solo quando sullo schermo è comparsa la parola “luce”, titolo della canzone che l’artista stava eseguendo. L’effetto è stato ripreso dalle telecamere e riproiettato sull’enorme schermo per intero, citazione del tema iniziale “A sky full of stars”.
Visivamente, questo evento è stato perfetto allo scopo: sobrio e con un senso di enormità nei momenti informativi, ma anche bello e divertente nei momenti di svago. Durante le premiazioni delle 140 persone chiamate sul palco, anche i numerosissimi Mac Aura sopra il pubblico sono stati messi in movimento per aumentare l’atmosfera di festeggiamento.
L’audio, se meglio adattato all’intelligibilità del parlato, ha comunque retto bene nei momenti musicali. Con un pubblico tranquillo e seduto è stato più che adeguato alla situazione. Anche per il concerto di Elisa ha retto bene, anche se siamo abituati a sentire quest’artista con pressioni sonore ben più elevate.
Visto sotto il punto di vista professionale: ad avercene, di eventi così!

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