Meeting di Rimini 2020

di Alfio Morelli e Michele Viola

Fra le più importanti manifestazioni che hanno dovuto riprogrammarsi a causa della pandemia di COVID19 c’è senza dubbio il Meeting di Rimini, il quale è stato rimodulato in un’altra venue e con altre tecnologie.

Ne abbiamo parlato con Paolo Marcuzzi del service pesarese Sound D-light, azienda fornitrice del Meeting da parecchi anni.

Luca Domenicucci e Paolo Marcuzzi di Sound D Light.

Paolo, cosa ha avuto di particolare l’edizione 2020 del Meeting sotto l’aspetto tecnico?

Prima di iniziare il racconto di cosa abbiamo fatto, bisogna fare una piccola introduzione per capire che cosa era nelle edizioni tradizionali il Meeting. Negli anni precedenti la manifestazione occupava l’intera Fiera di Rimini, parliamo di 173.000 m² di superficie utile, con 113.000 m² di superficie espositiva lorda e 11.000 posti auto: ed erano appena sufficienti.

In termini di presenze, si contavano circa ottocentomila persone che ruotavano attorno alla manifestazione, ed è abbastanza facile immaginare cosa significasse per l’indotto questo flusso di persone. In marzo, nel pieno della pandemia, quando non c’era la minima certezza di come si potesse sviluppare la situazione, si è cominciato a porre il problema di cosa fare. Teniamo conto che proprio nel significato del titolo della manifestazione “Meeting” c’è l’essenza del suo significato, cioè un incontro di persone per confrontarsi e discutere. Quindi, dopo tanti incontri e proposte, si è arrivati alla conclusione di fare una manifestazione “ibrida” al Palacongressi, luogo più adatto alla situazione. Per ibrida intendo con una parte di pubblico e relatori realmente presente e un’altra parte in collegamento remoto. Il Palacongressi è stato scelto perché è una struttura già attrezzata e con dimensioni adeguate alle esigenze. Bisognava quindi costruire e organizzare, viste le norme anti-contagio, una piattaforma che gestisse gli ingressi dei relatori e del pubblico: partendo dal parcheggio occorreva creare un percorso abbastanza controllato che guidasse i presenti fino al luogo esatto, nonché creare una banca dati con tutti i partecipanti, i cui spostamenti dovevano essere monitorati e registrati, non solo per un nostro uso interno ma per una precisa richiesta della Questura. Una volta progettato nei dettagli il “Piano A”, bisognava anche pensare e progettare un “Piano B”, perché tutto questo lavoro è stato fatto nella prima fase della pandemia e allora non si poteva immaginare cosa sarebbe successo il 17 agosto. Quindi, una volta messa in moto, la macchina non si poteva più fermare, la manifestazione si sarebbe dovuta fare in qualsiasi caso. Così tutto doveva essere pensato anche per una manifestazione completamente virtuale.

Se ho ben capito questa piattaforma è stata creata a tre mani, da voi in collaborazione con IEG ed il Meeting?

Esatto, non poteva essere diversamente. Il Meeting ha messo sul piatto tutte le esigenze e la sua organizzazione, il gruppo di lavoro del Palacongressi  supportava la logistica e i servizi, mentre noi abbiamo creato tecnicamente la piattaforma in grado di soddisfare tutte le esigenze. Ma ti assicuro che spiegarlo è molto più facile che farlo!

Vuol dire che il service non è più un semplice fornitore di tecnologie intercambiabile ma diventa un ingranaggio del sistema?

In parte è vero. Con questo non voglio dire che possiamo fare quello che ci pare, ma lavoriamo in simbiosi col cliente, proponendo delle soluzioni condivise. Un esempio tra i mille: in questa edizione, più simile a una produzione televisiva, abbiamo proposto un regista, cioè Alessandro Torraca, apprezzato professionista che lavora con i più grossi broadcaster nazionali ed esteri, proprio per produrre un prodotto migliore. Idea che il Meeting ha sposato immediatamente.

Questo significa che le manifestazioni fieristiche non saranno più le stesse?

Io non credo che le manifestazioni fieristiche cesseranno di esistere per fare spazio a delle trasmissioni via streming, la stessa cosa per i concerti live: la presenza ha un valore ineguagliabile e insostituibile. Sono invece convinto che cambierà il modo di partecipare agli eventi o alle fiere; immagino che ci saranno degli stand con molta più tecnologia, ma per questo ci sono gli esperti di marketing che dovranno decidere lo sviluppo; il mio compito è di realizzare tecnicamente le richieste che ci verranno fatte. 

Alessandro Torraca

Alessandro Torraca – Regista dell’evento

Alessandro è un regista broadcast di lungo corso, con una lunga esperienza pluriennale con RAI, Mediaset e LA7, passato gradualmente al mercato degli eventi, fra cui la Cerimonia inaugurale delle Olimpiadi Invernali di Torino, la Cerimonia di apertura dell’Expo e diversi altri eventi.

“Sono stato contattato da Paolo – ci spiega – con il quale avevo condiviso già alcuni eventi, il quale mi ha proposto questo lavoro che, a causa della pandemia, aveva la necessità e la volontà di un’impronta diversa. Mi sono presto reso conto che il compito non era affatto elementare: bisognava coniugare le esigenze del Meeting, che doveva dare un’immagine di continuità con le edizioni passate, con quelle della Fiera di Rimini, che doveva promuovere la propria immagine, essendo la prima in Europa ad organizzare una manifestazione del genere post Covid. Bisognava essere a disposizione di tutti i broadcaster e di tutte le testate giornalistiche nazionali ed internazionali per dar loro informazioni sia in video sia in audio così da trasmettere una buona immagine dell’evento. Tutto ciò collaborando con Sound D-light quale fornitore di tutte le tecnologie necessarie per fare il lavoro al meglio. Sì, decisamente non è stato un lavoro semplice, ma posso dire di aver messo messo un altro importante mattoncino nel mio curriculum. Fra le varie difficoltà, abbiamo anche dovuto insegnare i trucchi del mestiere a tutti i cameraman, poiché era personale selezionato ma volontario fornito dal Meeting: non saprei dire quante riunioni abbiamo fatto per correggere gli errori e prepararci al lavoro successivo. Durante una riunione un ragazzo che lavorava in regia mi dice: ‘Alessandro… oggi sono un po’ stanchino’; ‘Certo – gli rispondo – in due ore nei tre studi abbiamo fatto sei dirette, che normalmente in televisione si fanno in diversi giorni!’ 

“La tecnologia utilizzata è abbastanza impressionante, ma le sfaccettature tecniche sono molto complesse. Qualsiasi giornalista, RAI, Mediaset o di qualche network straniero, che passa in regia rimane sbalordito della macchina organizzativa e tecnica che è dietro questo evento”.

Un momento in regia durante una conferenza.

L’infrastruttura tecnica

Per comprendere meglio il lavoro svolto a livello tecnico informatico nella gestione delle conferenze, abbiamo rivolto qualche domanda a Luca Domenicucci, che si è occupato proprio di questo aspetto. È argomento molto interessante, a dire il vero, perché ormai coinvolge una competenza che non è certo tipica delle classiche aziende fornitrici di servizi audio-video, ma che in alcuni settori risulta ormai indispensabile. 

Come è strutturata la regia?

I relatori remoti erano collegati via Zoom, uno per ciascun PC.

Zoom permette di connettersi contemporaneamente con diversi relatori, anche tramite un unico PC, e compone un’unica uscita audio e video. In questo modo, però, oltre agli eventuali problemi di affidabilità, non c’è abbastanza flessibilità nella gestione dei singoli flussi audio e video, per cui abbiamo preferito utilizzare un collegamento (e un computer) per ciascun relatore remoto. Ciascun relatore, ad esempio, può connettersi quando ritiene opportuno, e fare eventualmente le sue prove di connessione, indipendentemente dagli altri. Inoltre, qualora ci sia un problema su uno, gli altri rimangono on-line.

Ovviamente ogni computer deve avere un ritorno audio e video. Il ritorno audio, in particolare, deve contenere tutto tranne se stesso altrimenti, a causa degli inevitabili ritardi nella trasmissione via Internet, il relatore remoto sentirebbe la sua stessa voce alcuni secondi di ritardo e questo renderebbe il tutto abbastanza ingestibile.

Questo è relativamente semplice quando è tutto in lingua italiana: molti mixer broadcast, ad esempio, hanno una funzione dedicata; il problema sorge nel momento in cui sono coinvolte più lingue straniere e occorre, di conseguenza, utilizzare le cabine di traduzione. Nel banco entrano ovviamente tutte le uscite dei PC con Zoom e tutte le uscite delle cabine di traduzione.

Ciascuna cabina ha due uscite: una in italiano ed una in lingua. Quando, ad esempio, un relatore parla in lingua inglese, la cabina dedicata all’inglese prende il floor e lo traduce, quindi dal canale italiano esce la traduzione mentre dal canale in lingua esce il floor. In questo caso, al relatore che sta parlando non possiamo inviare il ritorno in lingua inglese della cabina, perché contiene la sua stessa voce, quindi gli mandiamo tutti gli altri canali tranne se stesso. Quando invece parla un altro relatore, in una lingua diversa dall’inglese, la cabina in inglese traduce verso l’inglese e al relatore che sta parlando dobbiamo mandare proprio il ritorno in lingua inglese della cabina. Questo per ciascun relatore, e per ciascuna cabina. Quindi tutte le mandate ausiliarie verso i PC con Zoom vanno riconfigurate ad ogni cambio di relatore, o almeno ad ogni cambio di lingua. Questo sarebbe quantomeno molto complesso da realizzare manualmente.

Abbiamo composto, tramite l’applicazione Widget Designer, un’interfaccia software dedicata all’assegnazione automatica di questo routing in base alla lingua parlata dal relatore in ciascun istante. Il software produce dei segnali di controllo su TCP/IP che controllano direttamente il banco, uno Yamaha serie CL. Yamaha è completamente controllabile via interfaccia di rete, in TCP/IP.

Widget Designer permette di costruire un’interfaccia a bottoni, assegnando a ciascun bottone una stringa TCP/IP che compie delle operazioni sul banco, come accendere o spegnere un canale, oppure assegnare o meno un canale ad una particolare uscita ausiliaria.

All’interno del software deve essere possibile impostare a priori per ciascuno Zoom (e per ciascuna uscita da ogni cabina di traduzione) la lingua corrispondente, per poi comporre le assegnazioni corrette per ciascuna situazione (cioè per ciascuna lingua parlata dal relatore attuale). Possono esserci diverse conferenze ogni giorno, e in ciascuna conferenza le lingue parlate dai relatori remoti in ciascun PC possono facilmente cambiare rispetto alle altre conferenze della giornata. Le assegnazioni sono poi gestite dinamicamente e automaticamente in base ad alcuni parametri di configurazione che vengono monitorati costantemente dal software, in particolare i canali dei relatori aperti e il ‘verso’ di funzionamento delle cabine di traduzione. Ad esempio, quando il canale di uno Zoom in inglese è aperto e il relatore in questione sta parlando, la cabina dedicata alla lingua inglese deve essere configurata per tradurre l’inglese verso l’italiano e per redirigere il floor sull’uscita in lingua, mentre il ritorno audio del relatore che sta parlando in inglese deve contenere gli altri relatori inglesi ma non se stesso e nemmeno l’uscita in lingua dalla cabina per l’inglese. Se un relatore spagnolo commenta, ovviamente con il suo canale aperto, la cabina spagnola commuta per tradurre il floor in italiano mentre la cabina inglese commuta per tradurre il feed in inglese, quindi l’inglese viene prodotto dai traduttori. Tutte le assegnazioni alle uscite vengono quindi riconfigurate istantaneamente, e questo sarebbe praticamente impossibile da realizzare in manuale, senza questo tipo di automazione.

Inizialmente avevo posto come condizione che ad ogni Zoom corrispondesse una cabina di traduzione nella lingua corrispondente, però soprattutto in questo periodo c’era ovviamente la necessità di risparmiare risorse più possibile, e siamo arrivati a questa soluzione.

Un estratto dallo schema a blocchi della regia.

Il monitoraggio dei canali aperti suppongo che venga dall’interfaccia di controllo del mixer; come riesci invece a monitorare la configurazione delle cabine?

Le cabine di traduzione Bosch permettono di installare un software a bordo che fornisce i dati sulla configurazione attuale, secondo una specifica che si chiama ‘open interface’ e che permette di avere all’esterno un feedback sulla configurazione delle singole cabine, appunto. Il sistema Bosch del Palacongressi esce in RS232: occorre leggerlo, spacchettarlo per individuare tra le centinaia di parametri disponibili le informazioni di interesse, generare le stringhe corrispondenti da inviare al controller il quale a sua volta invia al mixer in TCP/IP i comandi per configurare le varie situazioni. Per questo abbiamo utilizzato alcuni mini-PC Raspberry Pi connessi in rete. Non serve complessivamente una banda esagerata, anche se ci sono relativamente molti dati si tratta di un pacchetto ogni 100 ms o qualcosa del genere.

Questo è un lavoro dedicato, o avete riutilizzato un lavoro già impostato in precedenza?

È un lavoro dedicato, che peraltro riutilizzeremo facilmente.

Le connessioni remote in ambiente congressuale ci sono sempre state, anche se eventualmente erano meno, ovvero uno o due relatori remoti in una sessione…

Noi abbiamo scelto Zoom per una serie di motivi. Zoom con un singolo relatore offre un’interfaccia particolarmente pulita, senza loghi o pulsanti a sporcare l’inquadratura. Inoltre il relatore remoto può condividere dei contenuti sul suo dispositivo ed è possibile decidere se visualizzare i contenuti condivisi oppure la sua faccia, per cui riusciamo a comporre il feed adatto per lo streaming con il nostro mixer video, invece di doverci affidare alla eventuale composizione resa disponibile dal software. A livello sia di qualità, sia di semplicità di utilizzo, Zoom ci è sembrato la soluzione migliore.

E per quanto riguarda i segnali video?

L’approccio è prettamente televisivo: c’è un mixer video broadcast in cui entrano tutti i segnali e le grafiche, poi ci sono delle barre che finiscono sugli schermi, delle barre sui gobbi, una doppia barra del mixer per generare gli effetti come i picture-in-picture eccetera, in DSK si possono inserire watermark e sottopancia… Il watermark è inserito prima dell’uscita clean perché comunque tutte le immagini che vanno in streaming escono eventualmente pulite ma stampate con il logo. Le TV possono prendere anche l’uscita pulita, senza sottopancia, se per qualche motivo la preferiscono al feed internazionale, però con il watermark che va dappertutto. L’approccio in questo caso non può che essere televisivo: il program che va sui LEDwall in sala non è al servizio della sala, dato che praticamente non c’è pubblico, ma è invece pensato come elemento scenografico funzionale alle riprese televisive.

I congressi nell’era post-Covid

Scambiamo anche due interessanti battute con Fabio De Santis, direttore eventi e congressi del Gruppo IEG (Italian Exhibition Group) la persona più indicata a cui chiedere come i congressi cambieranno dopo il periodo di pandemia.

“Diciamo che istituzionalmente non siamo delegati a dare delle risposte al mercato dei congressi – ci spiega – siamo una struttura che mette dei servizi a disposizione dei clienti che devono fare realizzare degli eventi. Il nostro compito è attrezzarci e organizzarci per rispondere alle nuove norme che il DPCM ci impone per poter organizzare degli eventi che siano in presenza, ibridi o completamente in streaming. Assieme alla nostra associazione, Federcongressi, abbiamo studiato e cercato di interpretare e mettere in pratica tutte le norme che il Governo ci impone, poi ogni struttura o organizzazione cercherà una propria strada. Con il Meeting ci siamo cimentati in un grosso evento, se non il primo per dimensioni sicuramente uno dei primi in Europa, per di più il 18 agosto, cioè quando i più erano sotto l’ombrellone. Continuando a rispondere alla domanda, non penso che un certo mercato degli eventi in presenza subirà un contraccolpo, mi riferisco in particolar modo a tutti gli eventi medici scientifici che forniscono dei crediti ECM, i quali penso si continueranno a svolgere, magari in forma diversa: noi dobbiamo solo essere preparati per fornire i servizi adeguati. Sicuramente è stata una grossa sfida accettare più di 400 macchine, posteggiarle in parcheggi coperti, misurare la temperatura a tutti i passeggeri per poi guidarli ciascuno nella sala giusta senza causare assembramenti o file, e specialmente senza creare ingorghi all’ingresso del parcheggio interno. 

“Devo anche riconoscere la qualità del progetto dell’Architetto Marg, che ci ha dato una struttura chiusa dall’esterno ma aperta all’interno, una struttura modulabile all’occorrenza, che ci ha facilitato moltissimo nell’organizzare l’accoglienza delle persone. Se pensiamo poi alle tecnologie, con una struttura proiettata al futuro e con un partner tecnico come Sound D-light e il suo staff che una ne fa e cento ne pensa, possiamo dire che comunque vada il futuro non ci impensierisce”. 

Fabio De Santis, direttore eventi e congressi del Gruppo IEG.

Le manifestazioni fieristiche e i congressi facevano arrivare a Rimini centinaia di migliaia se non milioni di persone ogni anno: questa pandemia cambierà le carte in tavola?

Rispondo con le parole del nostro sindaco Andrea Gnassi: “Rimini è un territorio che non esporta beni, ma importa persone” e penso che continuerà a farlo. Questa disgrazia in qualche modo ci ha rafforzato: abbiamo dimostrato che Rimini, sia per il mare sia per gli eventi, ha delle capacità di accoglienza e di organizzazione che non tutti hanno; grazie alle esperienze che stiamo facendo, abbiamo senza dubbio qualche carta in più da giocarci e questo lo stanno riconoscendo un po’ ovunque.

Chiudiamo questa panoramica sull’organizzazione del Meeting con Emmanuele Forlani, che è proprio il Direttore Generale della Fondazione Meeting:

“Abbiamo voluto fortemente questa edizione – ci spiega – per dare un segnale forte di continuità e soprattutto della nuova ripartenza in cui siamo tutti coinvolti. Devo riconoscere il grosso sforzo del Gruppo IEG che ci ha aiutato nell’organizzazione ed in particolar modo a Sound D-light, nostro partner tecnico che ci ha fornito il necessario perché tutto questo succedesse.

Emmanuele Forlani, direttore generale della Fondazione Meeting.

In futuro il Meeting continuerà ad essere ibrido o ritornerà con la presenza del pubblico come prima?

Per il Meeting il pubblico è fondamentale, ma vista la potenza tecnologica che siamo capaci di gestire, sicuramente per le prossime edizioni faremo tesoro di questa esperienza.